Антон Воробьев

Рабочая сессия или "стратегическая сессия" один из наиболее эффективных инструментов внедрения организационных изменений

Есть разные подходы и мнения о том, как лучше внедрять проектное управление:

Хочешь что-то сделать хорошо - сделай это сам. Подход, действительно, разумный - никто не знает Вашу Компанию лучше, чем Вы сами. "Свои" решения всегда ценятся выше и "приживаются" быстрее.

Сфокусируйся на главном, а в остальном - доверься профессионалам. Каждый должен быть профессионалом в своём деле, но не во всём. Иногда лучше заказать профессиональную услугу.

Не изобретай велосипед - изучи стандарты и лучшие практики. Конечно, решение нужно разработать специально под Вашу Компанию - но крайне полезно сверится с рекомендациями стандартов и опытом других.

А что если объединить эти мнения и подходы?

В этом и состоит суть рабочих сессий

Рабочая сессия - это специально спланированное интерактивное мероприятие, нацеленное на совместную выработку необходимых стратегических решений в формате модерируемого "мозгового штурма". 

Рабочая (или стратегическая) сессия - это специальная технология для выработки эффективных решений и прорывных идей. Она предполагает очную работу Команды экспертов Компании при поддержке Модератора (по совместительству профессионального Руководителя проектов по внедрению проектного управления с практическим опытом), который решает задачи направления очной командной работы, управления динамикой работы, представления лучших практик, экспертной поддержки вырабатываемых решений, сопровождения.

Рабочая сессия - это выход за рамки привычного формата: 

Технология продуктивной командной работы

Очная выработка решений по управлению проектами «для себя» (с глубокой и конструктивной дискуссией между сотрудниками Компании)

Площадка для работы экспертов

Это площадка для работы заинтересованных экспертов, обмена мнениями, обсуждения "вариантов", практик, стандартов (не просто "большое совещание")

Командообразование

Возможность общения вне рамок привычной организационной структуры и, главное, позитивные совместно переживаемые эмоции

Структура рабочей сессии

1. Подготовка сессии

•Тема и Цели рабочей сессии
•Определение концепции
•Формирование Рабочей группы
•Сбор данных и интервью
•Выбор и подготовка помещения / места проведения сессии
•Разработка драфтов решений
•Подготовка рабочих и раздаточных материалов
•Подготовка детального расписания сессии

2. Проведение сессии

•Введение. Определение задачи Рабочей сессии
•Обзор по теории и применяемым практикам по теме Рабочей сессии
•«Мозговой штурм» / «Мировое кафе» / «Бизнес-квест» или др. в целях выработки решений по теме Рабочей сессии
•Формирование протокола Рабочей сессии

3. Пост сессия

•Доработка проекта необходимого решения / раздела / документа
•Согласование решение / документа, выдача замечаний и комментариев
•Организация внедрения выработанного решения в практику…

Преимущества рабочих сессий


  • командная выработка наиболее эффективных решений «для себя» (с грубоким погружением в предмет дискуссии)
  • принятие решений, как своих, и их одномоментное согласование
  • эмоциональное вовлечение и желание внедрять "с колёс"
  • эффект командования – повышение уровня взаимопонимания и координации (люди начинают слышать друг друга)
  • коммуникации и взаимное опыление экспертов
  • активное обучение (настоящий практикум) и эмоциональное вовлечение

Темы рабочих сессий и решаемые на них вопросы не обязательно ограничиваются внедрением проектного управления. Совместной (командной) выработки стратегических решений могут потребовать совершенно различные вопросы и задачи. Это могут быть назревшие изменения в бизнес-модели или в отдельных бизнес-процессах, необходимость выработки стратегии реагирования на усиливающееся давление конкурентов, или необходимость "упаковки" и старта стратегического проекта. 

Столкнувшись с подобного рода задачами, большинство руководителей обращаются к стандартным управленческим инструментам - создание рабочей группы, расширенное совещание или даже мозговой штурм. Все эти инструменты хороши для решения стандартных задач и вопросов, однако ни один из них недостаточен, если Вы стоите перед лицом сложных вызовов. Большинство совещаний не обеспечивают должной вовлечённости всех участников, необходимой для решения трудных вопросов. Согласно исследованиям  мозговой штурм, также, не обеспечивает результативности - при коллективном обсуждении задач (мозговом штурме) рождается меньше идей, чем в ситуации, когда такое же количество людей работает сначала в одиночку, а затем объединяет свои идеи в группе. Решение, третий путь, помогающий выработать эффективные и прорывные решения - это рабочие сессии. Они не похожи на обычные заседания или мозговые штурмы. 
В большинстве случаев рабочие сесии подразумевают участие от 5 до 15 человек и длятся, как минимум, полдня.
Очной групповой работе обязательно предшествует подготовительный этап, в ходе которого проводится анализ проблемной области, собираются мнения участников и вырабатываются драфты решений.

Возможные темы рабочих сессий

1. Решения по управлению проектами

1.1. Решения по объектам управления

•принципы отнесения деятельности к проектной
•структуризация и типизация объектов управления;
•классификации проектов: по стоимости, длительности, функциональной направленности, используемой технологии и пр.
•жизненный цикл проекта (контрольные точки, основные задачи и действия ключевых участников управления проектами на этапах жизненного цикла проекта);
•принципы выделения основных вех проекта (точки принятия решений, точки результатов проекта, точки контроля, окончание и начало блоков работ проекта);
•система целевых и контрольных показателей по проектной деятельности.

1.2. Решения по организационно-ролевой структуре

•единая организационно-ролевая структура управления проектной деятельностью Компании;
•перечень участников/ролей управления проектами с указанием их функций, зон ответственности и полномочий;
•структура и функции Проектного офиса.
•соответствие выделяемых ролей по управлению проектами организационной структуре Компании;
•порядок назначения на роли по управлению проектами;
•уровни контроля и принятия решений по проекту;
•порядок формирования команды проекта

1.3. Решения по процессам УП

•перечень процессов управления проектами (актуализация планов, отчётность, управление изменениями);
•схемы процессов управления проектами – с описанием основных шагов, результатов и ответственных.

1.4. Календарное планирование и контроль

•шаблоны календарных планов проектов;
•порядок разработки (и ведения) календарного плана проекта;

1.5. Функциональные требования к Информационной системе управления проектами

2. СТРУКТУРИРОВАНИЕ СТРАТЕГИЧЕСКИХ ПРОЕКТОВ

•Паспорт проекта;
•Календарный план проекта;
•План управления рисками;
•План управления заинтересованными сторонами;

3. ВЫРАБОТКА РЕШЕНИЙ ПО РАЗВИТИЮ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТАМИ

•«Узкие места» в области управления проектами;
•Положительные практики, требующие тиражирования;
•«Дорожная карта» развития системы управления проектами;

4. ФОРМИРОВАНИЕ РЕЕСТРА ПРОЕКТОВ

•Определение текущих реализуемых проектов Компании
•Проектные предложение, направленные на стратегические цели Компании

5. ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

6. ОПТИМИЗАЦИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ

7. ВЫРАБОТКА РЕШЕНИЙ ПО УВЕЛИЧЕНИЮ ОБЪЁМА ПРОДАЖ / ПРИБЫЛЬНОСТИ

В чём отличие рабочих сессий от классического подхода к разработке методологии проектного управления?

КЛАССИЧЕСКИЙ ПОДХОД

Плюсы

  • Сотрудники Заказчика привлекаются точечно (сравнительно не высокие трудозатраты) - на стадиях сбора информации затем при согласовании пакета документов.
  • Длительность стадии разработки пакета документов, как правило, не высока, до момента согласования.

Потенциальные риски

  • Разработанные подходы и документы могут недостаточно учитывать «реальную практику» и специфику Компании.
  • Процессы могут быть «не переварены» / отвергнуты.
  • Большое количество согласующих лиц и количество вносимых замечаний и предложений ведут к увеличению сроков согласования пакета документов.
  • При большом количестве замечаний и множестве правок существует риск потери системности и целостности разработанных решений (методологии).

РАБОЧИЕ СЕССИИ

Плюсы

  • Специалисты и Руководство Компании предметно погружено в разработку решений (в формате «сами для себя»), это также вовлекает в процесс внедрения проектного управления, обеспечивает качество решений и заинтересованность в результатах.
  • Выработанные пошагово решения согласуются сразу же - это ускоряет процесс согласования в целом.
  • Качество выработанных решений, как правило, повышается из-за глубокой проработки вопросов экспертами Компании, в том числе в ходе содержательной дискуссии.

Потенциальные риски

  • Сравнительное более высокие трудозатраты сотрудников Компании в рамках подготовки и проведения рабочей сессии.
  • Вовлеченные в работу специалисты Компании должны быть компетентными и уполномочеными на принятие решений, что подразумевает привлечение руководителей подразделений.

Когда стоит применять рабочие сессии?

Обследование > Проведение обследования через Рабочие сессии

  • Выявление «узких мест» в управлении проектами
В качестве базы для оценки можно использовать: PMBoK, ISO21500, PRINCE2, IPMA Delta, ИСО ПМ, опыт Модератора и др.
По результатам обследования через Рабочие сессии разрабатывается Отчёт об обследовании или Концепция Корпоративной системы управления проектами.
  • Разработка Паспорта проекта по внедрению проектного управления, Дорожной карты.

Методология > Разработка методологии через Рабочие сессии

  • Серия рабочих сессий по выработке решений по управлению проектами
По результатам рабочих сессий формируется разработанный командой: - Корпоративный стандарт по управлению проектами;
- Набор Положений и Регламентов;
- Методики по отдельным областям управления проектами.

Разработка ИСУП >

  • Разработка Функциональных требований к ИСУП через Рабочие сессии

Внедрение > Рабочие сессии по старту и аудиту проектов

  • "Упаковка" и старт проектов
  • Решение проблемных вопросов и конфликтных ситуаций
  • Аудит хода реализации проектов с выработкой рекомендаций
  • Контроль качества применения процессов управления проектами и пр.

Внедрение ИСУП >

  • Разъяснение порядка применения ИСУП, обучение работе в ИСУП

Развитие > Выработка решений по развитию через сессии

  • Выработка решений по управлению Портфелем проектов
  • Уточнение / оптимизация бизнес-процессов Компании
  • Доработка / актуализация шаблонов календарного плана

Задумываетесь о проведении рабочей сессии?

Получите подробную консультацию…

Антон Воробьёв © Все права защищены. 2021